Menos urgência, mais foco e mais tempo para o que importa
Quando tudo parece urgente e precisa ser resolvido imediatamente, é indicado fazer uma alocação estratégica do tempo, cuja maior recompensa não é apenas o crescimento do negócio. Permite também recuperar o equilíbrio, a clareza mental para liderar e construir com propósito, e não por pânico. O tempo é o único capital que não pode ser recuperado, razão pela qual deve ser investido com estratégia.
Essa foi a mensagem final de Graciane Berghahn Konzen, diretora de operações da Ftec Faculdades, aos participantes da Confraria Empresarial: Novo Hamburgo, que a ACI promoveu nesta segunda-feira, 05. A atividade foi aberta por Mariza Tessa, psicóloga corporativa, e conduzida por Jeferson Alexandre Ubatuba, sócio-administrador do Escritório Ubatuba Advogado, ambos integrantes do Comitê da Micro e Pequena Empresa.
Abordando o tema Modo urgência: por que tudo parece urgente? Um tempo para entender como boas estratégias podem trazer foco, clareza e tempo para o que realmente importa, Graciane disse que o sistema operativo do líder estratégico é essencial para transformar urgência em clareza e foco em resultados quando o sinal indica a existência de ruído, isto é, quando há interferência indesejada em uma atividade.
Velocidade sem direção
Acrescentou que, no ecossistema empresarial atual, a velocidade substitui a direção e, se o sistema de filtragem falha, todas as interações internas e externas da organização são tratadas com o mesmo nível de criticidade. “A urgência é contagiosa, mas raramente é estratégica. Tratar tudo como prioritário é a definição operacional de não ter prioridades”, explicou.
Devido às mudanças rápidas e imprevisíveis e à falta de previsibilidade nos resultados, as empresas são forçadas a se adaptar à nova dinâmica, criando estratégias corporativas que valorizam a flexibilidade e a capacidade de dar respostas imediatas às mudanças.
Nestas circunstâncias, a tomada de decisão deve ser rápida e eficiente, a comunicação deve ser clara e eficaz em todos os níveis e a inovação deve ser contínua em produtos e serviços. Isso contribui para a busca por produtividade com propósito, que também tem a ver com eficiência e eficácia. “Eficiência diz respeito aos processos e eficácia, aos resultados. Eficiência é fazer as coisas da forma certa e eficácia é fazer as coisas certas”, explicou.
Mas a palestrante alertou para o custo oculto de tentar fazer tudo: falsas urgências, multitarefas e pular rapidamente entre diferentes tarefas causam fragmentação da atenção e drenam a capacidade cognitiva e o foco estratégico, que é o capital mais escasso do líder antes que a execução comece. Por isso, tarefas paralelas devem ser evitadas para que o custo real não seja apenas o tempo gasto na distração, mas o tempo necessário para que o cérebro recupere a profundidade analítica.
Enfatizou que, antes de agir, é necessário identificar o que realmente merece ocupar o tempo. A ação não deve preceder a clareza (ação é resultado da clareza) e executar freneticamente sem uma base estratégica não acelera o sucesso – apenas acelera a exaustão.
Pilares ajudam a definir prioridades
Durante sua apresentação, Graciane indicou o uso de dois pilares para definir o que é prioridade. O primeiro é o filtrar o que é urgente e o que é importante, que contrapõem a pressão externa (pedidos urgentes, por exemplo) com a prioridade interna da empresa (ações alinhadas com o objetivo empresarial).
“Pressão é um sentimento induzido pelo ambiente e requer reação imediata, mas não garante impacto. A prioridade, ao contrário, é ancorada no propósito, exige deliberação e impulsiona o crescimento”, comparou. Conforme Graciane, a Matriz de Eisenhower, que divide as atividades entre importantes e não importantes, é indicada para tornar mais claro o que é importante e urgente e se deve ser feito agora, programado, delegado ou eliminado.
O segundo pilar diz respeito à análise do que é improviso e do que é estratégia. A evolução de um negócio é medida pela diminuição das surpresas diárias, por isso decisões, rotinas e entregas transformam o heroísmo individual num sistema repetível. A cultura reativa (decisões baseadas no improviso e na caixa de entrada) deve dar lugar ao foco direcionado (blocos de trabalho ininterruptos e eliminação de ruídos) e à cultura antecipatória, em que estratégicas permitem decisões automatizadas por políticas claras, rotina planejada e entregas previsíveis.
Ecossistema do tempo estratégico
Graciane Konzen também apresentou o ecossistema do tempo estratégico, uma engrenagem que propõe separar sinal de ruído, blindar a capacidade cognitiva (manter o foco direcionado) e sistematizar a execução (rotina) para obter produtividade com propósito. “O domínio do tempo não resulta de uma única tática de eficiência, mas da sincronização destes três mecanismos. Quando o ecossistema funciona, o líder deixa de operar a máquina e passa a ser seu arquiteto”, enfatizou.
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